Het huishoudelijk reglement
Doelstelling | Huishoudelijk reglement | Statuten | Intentieverklaring
A. HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
ARTIKEL 1.
a. Het huishoudelijk reglement kan alleen veranderd worden na een door
de algemene vergadering terzake genomen besluit.
b. Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement dienen
schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend. Tenminste tien
inwoners dienen door het plaatsen van hun handtekening
op het voorstel van hun instemming blijk te geven.
c. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement vergt tenminste
twee derde van de uitgebrachte stemmen.
B. HET ALGEMEEN EN DAGELIJKS BESTUUR
ARTIKEL 2.
a. Samenstelling.
De leden van het algemene bestuur dienen een representatief beeld te geven
van de buurten en instellingen van Koewacht..
b. Vacatures en kandidaatstelling.
Melding van vacatures en kandidaatstelling van bestuursleden vindt
plaats in de aankondiging van de algemene vergadering, die dertig
dagen van tevoren bekend wordt gemaakt.
c. (Tegen)kandidaatstelling.
(Tegen)kandidaatstelling door de inwoners dient uiterlijk 7 dagen vóór
de algemene ledenvergadering schriftelijk te geschieden en de
voordracht dient door tenminste 5 inwoners met hun handtekening te
zijn bekrachtigd.
d. Benoeming bestuursleden.
Bestuursleden worden benoemd door het bestuur ná stemming in de
algemene vergadering.
e. Ontslag bestuurslid.
Een bestuurslid defungeert conform artikel 7 van de statuten of door
ontslag verleend ná stemming in de algemene vergadering.
C. TAAK VAN HET ALGEMEEN BESTUUR
ARTIKEL 3.
a. Het bestuur vertegenwoordigt de inwoners van Koewacht die 16 jaar en
ouder zijn met een vast adres in Koewacht.
b. Het bestuur beheert de financiële en materiële middelen van de stichting.
c. Het bestuur geeft leiding aan de ingestelde commissies.
In deze commissies moet tenminste één lid van het stichtingsbestuur zijn
opgenomen.
d. Het bestuur bepaalt in overleg met de commissie de taakopdracht en
de werkwijze en zo mogelijk het tijdstip waarop zij hun werkzaam-
heden moet hebben voltooid en de wijze en frequentie van rapporteren
aan het algemene bestuur.
e. Het algemeen bestuur komt tenminste 10 keer per jaar in vergadering bijeen.
f. Bij besluit van het algemeen bestuur kunnen niet bestuursleden ad hoc
uitgenodigd worden één of meer bestuursvergaderingen bij te wonen.
g. Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de bestuurs-
besluiten, zoals die aanvullend op de notulen in een besluitenlijst zijn
vastgelegd.
h. Eenmaal per jaar, of zo dikwijls de algemene vergadering dit wenst,
legt het bestuur verantwoording af van haar handelen aan de algemene
vergadering.
D. TAAK VAN HET DAGELIJKS BESTUUR
ARTIKEL 4.
Het dagelijks bestuur heeft geen bevoegdheden, die verder gaan dan die van
het algemeen bestuur en is verantwoordelijk voor:
· de voortgangscontrole op de uitvoering van projecten, voorstellen en
besluiten, etc.;
· het formuleren van voorstellen voor de bestuursvergaderingen;
· het voorbereiden van algemene- en bestuursvergaderingen.
E. TAAK EN BEVOEGDHEDEN VAN DE VOORZITTER
ARTIKEL 5.
a. De voorzitter is belast met:
· de algemene leiding van en de coördinatie binnen het algemeen- en het
dagelijks bestuur;
· de zorg voor een goede communicatie binnen het bestuur;
· het (laten) uitvoeren van besluiten van de algemene vergadering;
· het in voorkomende gevallen optreden als vertegenwoordiger van de
inwoners
· het nemen van beslissingen bij staking van stemmen in de
bestuursvergaderingen;
· de zorg voor de juiste toepassing en naleving van het gestelde in de
statuten en het huishoudelijk reglement;
b. Voorts is hij bevoegd tot delegatie van de hem in dit artikel onder a..
opgedragen taken aan andere daarvoor beschikbare bestuursleden.
F. TAAK EN BEVOEGDHEDEN VAN DE SECRETARIS
ARTIKEL 6.
a. De secretaris is belast met:
· de leiding over de administratieve gang van zaken binnen de stichting;
· de zorg voor een goede schriftelijke communicatie van het bestuur met
personen en instanties buiten het bestuur;
· het tijdig oproepen voor bestuurs- en algemene vergaderingen;
· het op de juiste wijze behandelen en archiveren van inkomende- en
uitgaande stukken;
· het (eventueel door een notulist(e) laten) opstellen van notulen en
vergaderverslagen;
· het (laten) bijhouden van het archief;
· de opstelling van het jaarverslag.
b. De secretaris is bevoegd om uitgaande post te ondertekenen.
G. TAAK EN BEVOEGDHEDEN VAN PENNINGMEESTER
ARTIKEL 7.
a. De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële
middelen en de schriftelijke vastlegging van de gegevens van ontvangsten
en uitgaven op een wijze die de volledigheid van de verantwoording van
de ontvangsten en de rechtmatigheid van de verantwoording van de
uitgaven waarborgt.
b. Hij is gehouden de vigerende richtlijnen van de gemeente Axel/
Terneuzen te volgen en uit te voeren.
c. Hij doet voorstellen met betrekking tot het financiële beleid van
het bestuur van de stichting ten aanzien van het bestedingsplan en
van de uit de Regeling Financiële Administratie van de gemeente
Axel/Terneuzen te verkrijgen of verkregen fondsen.
d. Voorts is hij verantwoordelijk voor:
· het tijdig opmaken van begrotingen en financiële (jaar)verslagen;
· het aanvragen van subsidies;
· het bewaken van vastgestelde budgetten;
· het - gevraagd en/of ongevraagd - rapporteren van financiële gegevens
aan het algemeen bestuur.
e. Alle uitgaven van de dorpsraad, gaan via de penningmeester door middel
van een declaratiesysteem.
H. DE COMMISSIE
ARTIKEL 8.
a. Een commissie wordt ingesteld door het algemeen bestuur.
b. Een commissie heeft tot taak:
· het op verzoek van het algemeen bestuur van de dorpsraad Koewacht
verzamelen en uitbrengen van informatie van belang voor de
besluitvorming door de dorpsraad;
· het gevraagd en ongevraagd adviseren van de dorpsraad;
· het periodiek uitbrengen van verslag van haar activiteiten aan het
algemeen bestuur.
I. ALGEMENE VERGADERING
ARTIKEL 9.
Jaarlijks, vóór 1 (één) april wordt, behoudens verlenging van deze termijn door
de Algemene Vergadering - een algemene vergadering gehouden, waarin
periodieke bestuursverkiezingen plaatsvinden, het Bestuur onder overlegging
van de nodige bescheiden rekening en verantwoording aflegt over het in het
afgelopen boekjaar gevoerd beleid.
De voorzitter van het Bestuur is de voorzitter van de Algemene Vergadering.
In de in de vorige volzin genoemde vergadering wordt een commissie van
2 (twéé) leden, niet zijnde bestuursleden, benoemd, belast met het onderzoek
van de rekening en verantwoording van het Bestuur over het lopende boekjaar.
Deze commissie brengt in de volgende jaarlijkse Algemene Vergadering verslag
uit van haar bevindingen. Het Bestuur is bevoegd een Algemene Vergadering
bijeen te roepen, wanneer het Bestuur dit noodzakelijk acht. Op schriftelijk
verzoek van 10 (tien) inwoners roept het Bestuur de Algemene Vergadering
bijeen, binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek daartoe.
Geeft het Bestuur geen gevolg aan dit verzoek dan zijn de verzoekers bevoegd
tot het bijeenroepen van een Algemene Vergadering. Zo nodig voorziet de
Algemene Vergadering zelf in haar leiding.
De Algemene Vergadering is openbaar.
J. STEMMEN TIJDENS DE ALGEMENE VERGADERING
ARTIKEL 10.
Voorzover niet anders bepaald worden besluiten genomen met meerderheid van
stemmen.
Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen wordt schriftelijk gestemd.
Blanco stemmen tellen niet mee.
Bij staken van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Stemmen bij volmacht is niet mogelijk. Wordt bij een verkiezing bij eerste stemming
geen meerderheid behaald, dan volgt een tweede stemming.
Verkrijgt ook dan niemand de meerderheid, dan vindt herstemming plaats tussen
hen die bij de tweede stemming een gelijk aantal stemmen op zich verenigden.
Wordt bij de derde stemming geen meerderheid behaald, dan beslist het lot.
Aldus vastgesteld tijdens de algemene bestuursvergadering op 17 april 2002.